§ 32
ZoÚzákon č. 563/1991 Sb. · Část šestá – Úschova účetních záznamů · znění od 1. 1. 2026
Tento paragraf vysvětluje, jak máte postupovat při uschovávání účetních dokladů a záznamů v situacích, kdy pro ně platí jiné než standardní lhůty. Týká se všech účetních jednotek, které své doklady potřebují pro jiné úřady, soudy, reklamace nebo z důvodu nezaplacených dluhů. Určuje také pravidla pro používání cizích dokumentů (např. mzdových listů) jako účetních záznamů.
- Pokud účetní doklady potřebujete pro jiné účely (například pro daňové řízení, soudy, kontrolu pojištění nebo autorská práva), musíte je uchovávat i po uplynutí běžných skartačních lhůt tak, aby tyto účely splnily.
- Jako účetní záznam můžete použít i dokumenty podle jiných zákonů (například mzdové listy nebo daňové doklady), pokud splňují požadavky zákona o účetnictví.
- Dokumenty z převzatých předpisů musíte uschovávat podle toho, jakou funkci v účetnictví plní.
- Trvá-li záruční lhůta nebo reklamační řízení déle než běžná lhůta pro úschovu, musíte doklady schovávat po celou dobu trvání záruky nebo reklamace.
- Pokud se doklad vztahuje k nezaplacené pohledávce nebo nesplněnému závazku, musíte jej uchovat až do konce prvního účetního období, které následuje po roce, kdy došlo k zaplacení nebo splnění.
- Specifické historické doklady týkající se styku s cizinou z doby před 1. lednem 1949 a závěrky k převodům majetku musíte uschovávat až do souhlasu ministerstva k jejich vyřazení.
(1) Použijí-li účetní jednotky účetní záznamy i pro jiný účel než uvedený v § 31 odst. 1, a to zejména pro účely trestního řízení, opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti, správního řízení, občanského soudního řízení, daňového řízení, výběru archiválií ve skartačním řízení nebo mimo něj, nebo pro účely sociálního zabezpečení, veřejného zdravotního pojištění anebo pro účely ochrany autorských práv, postupují po uplynutí dob úschovy uvedených v § 31 odst. 2 dále tak, aby byly zajištěny požadavky vyplývající z jejich použití pro uvedené účely; v případě, kdy účetní jednotky použijí účetní záznamy k těmto účelům, platí všechna ustanovení tohoto zákona týkající se účetních záznamů obdobně.
(2) Účetní jednotka může jako účetní záznamy použít zejména mzdové listy, daňové doklady nebo jinou dokumentaci vyplývající ze zvláštních právních předpisů. Takto použitá dokumentace musí splňovat požadavky kladené tímto zákonem na účetní záznamy. Tuto dokumentaci uschovávají účetní jednotky po dobu stanovenou v § 31 odst. 2 podle toho, jakou funkci plní při vedení účetnictví, nejde-li o případ podle odstavce 1.
(3) Pokud záruční lhůta nebo reklamační řízení je delší než lhůta podle § 31 odst. 2, uschovává účetní jednotka doklady a jiné účetní záznamy po dobu, po kterou tato lhůta běží nebo toto řízení trvá; pokud se účetní záznam vztahuje k nezaplacené pohledávce či nesplněnému závazku ve lhůtě podle § 31 odst. 2, uschovává účetní jednotka tento účetní záznam do konce prvního účetního období následujícího po účetním období, v němž došlo k zaplacení pohledávky nebo ke splnění závazku.
(4) Knihy analytické evidence pohledávek a závazků, účetní doklady a jiné účetní písemnosti, které vyplývají z přímého styku s cizinou z doby před 1. lednem 1949, a účetní závěrku vztahující se k převodu majetku na jiné právnické nebo fyzické osoby provedenému podle zvláštních právních předpisů uschovávají účetní jednotky, dokud ministerstvo nedá samo nebo na žádost účetní jednotky souhlas k vyřazení těchto písemností.